18 นาทีกับการจัดการงานในแต่ละวัน
อ่าน: 3454Peter Bregman เขียนบล็อกของเขาที่ Harvard Business Publishing เรื่อง An 18-Minute Plan for Managing Your Day แนะนำวิธีจัดการกับเป้าหมาย เวลา และการงาน อย่างง่ายๆไว้ดังนี้
- เมื่อเริ่มต้นวัน ก่อนทำอะไรทั้งหมด (รวมทั้งไม่ต้องเปิดคอมพิวเตอร์ด้วย) ใช้เวลา 5 นาที วางแผนว่าวันนั้นจะทำอะไร ให้เขียนลงในกระดาษ คิดดูให้ดีว่าวันนั้นจะทำอะไรให้เป็นวันที่รู้สึกประสบความสำเร็จ หมายความว่าได้งานที่มีประโยชน์จริง; คนทำงานมักมีข้ออ้างเสมอว่างานยุ่ง เต็มไปด้วยคำขอร้อง คำสั่ง โทรศัพท์ อีเมล การแก้ไขความบกพร่อง การติดต่อ การออกไปข้างนอก สิ่งต่างๆ เหล่านี้ เป็นการ “ขัดจังหวะ” interruptions ซึ่งผู้ที่ขอมาจากอีกฝั่งนั้น ไม่เข้าใจและไม่ได้พยายามเข้าใจว่างานแต่ละอย่างมีข้อจำกัด — บรรดา “การขัดจังหวะ” (บางทีก็เป็นพวกงานด่วน) เหล่านี้ แสดงถึงการเตรียมตัวไม่ดีทั้งของท่านและของคนอื่น ทำให้งานไม่่ต่อเนื่อง และใช้เวลามากกว่าที่ควรจะเป็น; เอาปฏิทินและตารางงานมาดู เลือกรายการที่สำคัญที่สุดมาทำก่อนอันอื่น ถ้าเวลาไม่พอ จัดลำดับความสำคัญเสียใหม่ ตัดสินใจซะว่าจะทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ อย่ายอมให้ใครมาตัดสินใจเรื่องนี้ให้
- ทุกชั่วโมง ใช้เวลา 1 นาที ไล่ดูว่างานคืบหน้าไปอย่างที่ตั้งใจหรือไม่ ตั้งเวลาเอาไว้เลย ถือโอกาสพักด้วย ลองมองย้อนดูว่าใช้เวลาไปในหนึ่งชั่วโมงที่แล้วมีประสิทธิภาพแค่ไหน เป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่ หนึ่งชั่วโมงข้างหน้าจะทำอะไร
- ก่อนเลิกงาน ใช้เวลาอีก 5 นาที ย้อนทบทวนดูว่างานที่ทำมาในวันนี้ทั้งวันเป็นอย่างไร อะไรใช้ได้ โฟกัสอยู่กับอะไร อะไรที่มารบกวนการทำงาน มันจะไม่ออกมาเป๊ะตามที่วางแผนไว้หรอกครับ เพราะแผนงานปรับเปลี่ยนได้ตามสถานการณ์ แต่เป้าหมายไม่ควรเปลี่ยนไปเปลี่ยนมา กรุณาอย่าจำสลับกันเพราะนั่นคือระบบราชการที่ล้มเหลว; การทบทวนนี้ จะช่วยให้วางแผนสำหรับวันพรุ่งนี้ดีขึ้นได้
เรื่องเหล่านี้ คนไม่มีระบบ คนไม่มีแก่นสาร คนไม่วางแผน หรือคนที่มองแต่เรื่องของตัวเอง จะไม่เข้าใจเลยว่าจะช่วยให้งานเดินได้อย่างไร เพราะเขาไม่เคยเข้าใจคนอื่น แต่ในชีวิตจริง จะหลีกหนีจากคนเหล่านี้ได้อย่างไร
งานที่ไม่มีระบบ จะไม่ช่วยให้งานที่ทำเบาลงเลย
