เรื่องไม่ง่ายกับการประชุม

โดย Logos เมื่อ 1 April 2009 เวลา 0:35 ในหมวดหมู่ การบริหารจัดการ #
อ่าน: 3451

การประชุม คือการพยายามหาประโยชน์จาก collective brain power เพื่อก้าวไปสู่คำตอบที่ดีกว่า การประชุมเป็นการลงทุนของ องค์กร เมื่อลงทุนด้วยเวลา และความเหนื่อยยากของบุคลากร ทั้งการจัดเตรียมวาระ-เอกสารต่างๆแล้ว องค์กรก็น่าที่จะได้ข้อสรุปที่ดี นำไปใช้ได้

ในการประชุมนั้น เรากลับต้องการความแตกต่างทางความคิดหากว่าคิดเหมือนกันหมด ก็ไม่รู้จะประชุมกันไปทำไม ของทุกอย่างในโลก (ยกเว้นทรงกลม) เมื่อมองจากมุมที่แตกต่างกัน จะเห็นเป็นภาพที่แตกต่างกันเสมอ แม้บางทีรูปร่างเหมือนกัน แสง-เงาก็ต่างกัน ดังนั้นหากเรากำลังเสนอสิ่งที่คิดว่าดีที่สุด จะแน่ใจได้อย่างไรว่าความคิดของเราถูกต้องเสมอจนไม่ต้องฟังใคร หรือว่าการที่ผู้อื่นเห็นด้วยนั้น เป็นการเห็นด้วยจากการยอมรับในเหตุผล ไม่ใช่ความเกรงใจ หรือแรงกดดันอื่นๆ

ในด้านที่ไม่เกี่ยวกับ การเมืองนั้น ข้อสรุปจากการประชุม คือความเห็นร่วมกันถึงทางออกที่ดีที่สุดสำหรับประเด็นต่างๆ จึงเป็นเรื่องผิดมารยาทที่จะมีลักษณะของเสียงข้างน้อย ความเห็นที่แตกต่างจากข้อสรุปของการประชุมนั้น สามารถขอให้บันทึกไว้ในรายงานการประชุมได้ (มีผลคุ้มครองทางกฏหมายด้วย)

การลงมติ มักจะให้ความรู้สึกว่าเป็นประชาธิปไตย เรื่องนี้ก็จริงครับ แต่เป็นเพียงรูปแบบ-กระบวนการ ไม่ใช่เนื้อหาซึ่งคือความรับผิดชอบต่อส่วนรวม; การลงมติ ไม่ได้เป็นการรับประกันว่าจะได้ข้อสรุปที่ดีที่สุด เราประชุมกันเพื่อแก้ปัญหาหรือหาข้อสรุปอะไรบางอย่าง ไม่ได้ประชุมกันเพื่อให้ใครมาชื่นชมว่าใช้กระบวนการลงมติในการสรุป สำหรับผม ข้อสรุปจากการประชุมไม่น่าจะเกิดจากการลงมติ คณะกรรมการต่างๆประชุมเพื่อหาทางออกที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาต่างๆ ข้อสรุปก็ไม่ใช่การทำข้อสอบปรนัย ไม่จำเป็นต้องเลือกจากข้อเสนอต่างๆที่เกิดขึ้น

ข้อเสนอต่างๆนั้น ผู้เสนอล้วนคิดแล้วว่าเป็นสิ่งที่ดีที่สุด ไม่ได้เสนอมาเพียงเพราะเหงาต้องการพูดคุย เมื่อมีหลายข้อเสนอ ก็แปลว่ามีผู้คิดว่ามีสิ่งที่ดีที่สุดหลายอย่าง จะเป็นการดีกว่าหรือไม่ หากจะเลือกเอาเฉพาะจุดดีของข้อเสนอแต่ละอัน มาสังเคราะห์เป็นคำตอบที่ดียิ่งขึ้นไปอีกสำหรับปัญหาที่พยายามจะแก้ไข — ต้องยอมรับว่าบางทีเรื่องนี้ก็ยากที่จะทำเหมือนกัน ดังนั้นจะทำหรือไม่ทำ ก็อยู่ที่ว่ากรรมการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งประธานในที่ประชุม คิดอย่างไรกับการประชุมนั้น

การลงมติในสังคมการเมืองนั้น เป็นตัวอย่างให้เห็นอยู่แล้ว ว่าทำให้เมืองไทยขาดความต่อเนื่องในการบริหารมากว่าครึ่งศตวรรษ ต่างฝ่ายต่างยึดอัตตาของตน เมื่อตนถูกและดี-อีกฝ่ายหนึ่งจะผิดและเลวเสมอ แต่จำนวน ส.ส. เปลี่ยนไปเปลี่ยนมา พรรคการเมืองควบรวม-เป็นพันธมิตรกัน-อาการงูเห่า-ย้ายพรรค-ย้ายวัง การเมืองเปลี่ยนแปลงอยู่ตลอดเวลา เมื่อฝ่ายเสียงข้างน้อยเข้ามาบริหาร ก็ล้มความคิดเดิม ทำให้การพัฒนาประเทศกลับไป-กลับมา ไม่ไปไหนเสียที ข้าราชการคงมึนตึ้บ

กลับมาเรื่องการประชุมเป็นการพยายามหาประโยชน์จาก collective brain power มีหลายเรื่องที่น่าจะทำสำหรับการประชุม

  1. ส่งวาระการประชุมออกไปก่อน เพื่อให้ผู้ร่วมประชุมได้เตรียมตัว; เครื่องยนต์จรวด ไม่ได้ทำให้จรวดไปถึง escape velocity ในทันที หรือเครื่องบิน ก็ไม่ได้บินในทันทีที่ติดเครื่องยนต์ แต่ค่อยๆเร่งขึ้น ดังนั้นกว่าที่แต่ละคนจะได้ความคิดที่ดี ก็ต้องใช้เวลาไตร่ตรองกันมาบ้าง; ถึงจะเป็นการประชุมด่วน ก็จำเป็นที่จะต้องแจ้งผู้ร่วมประชุมได้เตรียมตัว หาข้อมูล คิดล่วงหน้าเพื่อเตรียมข้อเสนอ แม้โทรตาม ก็ต้องบอกว่าเรื่องอะไร
  2. เกียรติยศของที่ประชุม อยู่ที่คุณภาพของการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น ไม่ได้อยู่ที่ว่ามีใครมาประชุม หากใครไม่เกี่ยวข้อง ให้เขาได้ทำงานของเขาไปดีกว่าจะมานั่งเบื่อในที่ประชุมไหมครับ; ผลงานของที่ประชุม อยู่ที่ข้อสรุปนำไปปฏิบัติให้ได้ผลดี ไม่ใช่ว่าหน่วยงานไหน-ระดับไหนมาประชุมบ้าง; อย่าปล่อยให้ใครเข้าไปนั่งเฉยๆตลอดการประชุม
  3. เอาอคติทิ้ง ไว้นอกห้องประชุม เรื่องในอดีตไม่ว่าที่เราชอบหรือไม่ชอบก็ผ่านไปแล้ว ไม่เกี่ยวกับเรื่องที่กำลังจะตัดสินใจร่วมกันในการประชุม (ชอบก็เป็นอคติได้)
  4. พูดกันทีละคน ให้โอกาสผู้อื่นได้เสนอความคิดเห็นอย่างอิสระบ้าง ในตอนคนอื่นพูด-เราฟังอย่างตั้งใจ
  5. รักษาเวลา ตกลงกติกากันก่อน ควบคุมให้อยู่ในประเด็น
  6. ยอมรับในความแตกต่าง ผู้ที่คิดแตกต่างจากเรา ไม่ได้แปลว่าเป็นศัตรูกับเราเสมอไป ความแตกต่างอาจเกิดจากข้อจำกัดซึ่งไม่เหมือนกัน เขาจึงเห็นสิ่งที่ไม่เหมือนกับเรา; หากมีการแบ่งเป็นพรรคเป็นพวก ขีดวงให้ใหญ่หน่อย มีแต่พวกเราที่มีเป้าหมายร่วมกัน-ประโยชน์ร่วมกัน การประชุมไม่ได้ใช้เพื่อแก้ปัญหาส่วนตัว เป็นเรื่องของส่วนรวมทั้งนั้น
  7. อย่าเรียกร้องหาความสมานฉันท์โดยไม่ไว้ใจผู้อื่น การรวมพลังก็ไม่เกิดขึ้นหากมีเป้าหมายที่แตกต่างกัน ดอกไม้ในแจกัน แม้ไม่ได้พุ่งออกใน vector เดียวกัน แต่ก็พุ่งขึ้นทั้งหมด และดอกอยู่นอกแจกันด้วยกันทั้งนั้น ถ้ามุ่งไปคนละทาง จะเป็นการเล่นชักคะเย่อ
  8. เตรียมตัว เตรียมตัว เตรียมตัว: หากข้อเสนอของเราไม่ได้รับการพิจารณา อย่าไปคิดว่าคนอื่นโง่เง่าที่ไม่เข้าใจ เป็นตัวเรานำเสนอไม่รู้เรื่องเองหรือเปล่า ตรรกะ-เหตุผลสนับสนุน-ข้อมูลดีพอหรือเปล่า; บางทีการที่ผู้อื่นไม่เห็น อาจเป็นเพราะมันยังไม่ดีพอ ยังไม่มีนัยสำคัญต่อประเด็นที่กำลังพิจารณากัน หรือว่ามันยังดีได้กว่านี้อีก
  9. การประชุม ไม่ใช่การประกวดความคิด ไม่มีชนะหรือแพ้ ไม่มีตกรอบ ไม่มีการเสียหน้า มีแต่ร่วมกันหาทางออกสำหรับประเด็นที่ประชุมหรือไม่; แล้วตั้งประเด็นได้ถูกต้องหรือไม่ ตัดสินสิ่งต่างๆบนความเป็นจริง-เที่ยงธรรมหรือไม่
  10. แม้ว่าการไม่ตัดสินใจ จะเป็นการตัดสินใจชนิดหนึ่ง แต่ก็ต้องแน่ใจว่ามีเหตุผลที่ดีที่จะไม่ตัดสินใจ; ในบางสถานการณ์ซึ่งไม่ได้ข้อสรุปที่ดี การพักการประชุม หรือนัดประชุมใหม่อาจเป็นแนวทางที่ดีกว่าจะดันทุรังต่อไป

หากเราเข้าใจการประชุมและทำได้ตามนั้น ผมกลัวจริงๆเลย….กลัวเมืองไทยกลายเป็นมหาอำนาจ! ฮ่า ฮ่า ฮ่า

« « Prev : บัณฑิตจบใหม่ตกงาน

Next : สิทธิเด็ก » »


ผู้ใช้ Facebook สามารถให้ความเห็นที่นี่ได้ โดยกด Like เพื่อแสดงตัว

6 ความคิดเห็น

  • #1 BM.chaiwut ให้ความคิดเห็นเมื่อ 1 April 2009 เวลา 2:00
    • 5 5 5 5 5 5 5…

    อ่านไปก็ค้านไป ด้วยความรู้สึกว่าเป็นอุดมคติเกินไป ทำนองว่าการประชุมยูโทเปีย… ประมาณนั้น

    ส่วนที่ใส่ 5 5 5… ไว้เพราะย่อหน้าสุดท้ายก่อนจบบันทึกนั่นเอง

    เจริญพร

  • #2 จันทรรัตน์ ให้ความคิดเห็นเมื่อ 1 April 2009 เวลา 5:44

    บันทึกนี้มาในจังหวะที่เหมาะมากเลยค่ะ เพราะระยะนี้กำลังเบื่อการประชุม รู้สึกเสียเวลามากค่ะ

  • #3 Logos ให้ความคิดเห็นเมื่อ 1 April 2009 เวลา 10:56
    ที่ปัจจุบันเรียกว่าประชุมนั้น ไม่ใช่การประชุมครับ เป็นการระบายความเครียดของคนพูด ซึ่งพูดไปก็ไม่มีใครฟัง คนที่ควรจะพูดกลับไม่พูด หรือไม่ได้พูด — ตัวอย่างคือการประชุมสภา

    ถ้าไม่เลิกประชุมอย่างนี้ ก็อย่าประชุมเสียเลยดีกว่าครับ

  • #4 LJ ให้ความคิดเห็นเมื่อ 9 April 2010 เวลา 1:27

    ดูหนังห้าองครักษ์พิทักษ์ซุนยัดเซ็น เขาใช้เวลา 1 ชม. ในการประชุมวางแผนปฎิวัติกับผู้นำจากมณฑลต่างๆ มีเวลาอยู่เท่านั้นก็สามารถประชุมได้จบเรื่อง แค่นั้นก็ต้องเสียสละคนเป็นตัวล่อมากมาย ถ้าเป็นประชุมแบบราชการบ้านเราป่านนี้เมืองจีนคงยังเป็นราชวงศ์แมนจูอยู่ …จากการไปประชุมกับหน่วยงานรัฐ เจอหลายครั้งที่กว่าจะประชุมเสร็จล่อไปครึ่งวัน ผ่านไปหนึ่งสัปดาห์กลับมาประชุมอีก เรื่องเดิมก็ยังคงไม่เดินหน้า ประชุมเรื่องเดิมที่มอบหมายไปแล้วอีกรอบ ฮ่วย! เซ็งมาก ประชุมแล้วไม่ทำจะคุยกันไปหาพระแสงอะไรเนี่ย

  • #5 Logos ให้ความคิดเห็นเมื่อ 9 April 2010 เวลา 15:08
    ประเด็นใหญ่ก็อยู่ตรงนั้นล่ะครับ ประชุมไปทำไม แล้วทำอย่างนั้นจริงหรือไม่

    ถ้าไม่ทำ เสียเวลาประชุมทำไม

  • #6 ลานซักล้าง » เลิกประชุมกันอย่างสงบเสงี่ยม? ให้ความคิดเห็นเมื่อ 8 December 2010 เวลา 2:55

    [...] เรื่องไม่ง่ายกับการประชุม [...]


แสดงความคิดเห็น

ท่านอยากจะเข้าระบบหรือไม่


*
To prove you're a person (not a spam script), type the security word shown in the picture. Click on the picture to hear an audio file of the word.
Click to hear an audio file of the anti-spam word


Main: 0.29022002220154 sec
Sidebar: 0.16815590858459 sec