Budget Sheet
เมื่อ พ.ศ. 2534-2538 ทำงานกับโครงการพัฒนาชลประทานภาคอีสาน มีท่านรองอธิบดีกรมชลประทานท่านปัจจุบัน ท่าน วีระ วงศ์แสงนาค เป็นผู้จัดการโครงการ ผมอยู่ส่วนคณะที่ปรึกษา ซึ่งมีทั้งบริษัทที่ปรึกษาของไทยและยุโรป ผู้สนับสนุนเป็นกลุ่มประชาคมยุโรป ฝรั่งส่วนใหญ่เป็น Holland บางส่วนมาจากออสเตรเลีย ผมรับผิดชอบงานฝึกอบรม ทำงานร่วมกับข้าราชการกรมชลประทาน
ผมนั้นมาจาก องค์กรพัฒนาเอกชน มีใจให้กับชนบท มีทัศนคติอยู่ข้างชาวบ้าน แต่ก็มาเรียนรู้เรื่อราวเชิงวิชาการต่างๆเอาตอนทำงานกับผู้เชี่ยวชาญต่างๆนี่แหละ ทั้งไทยและต่างประเทศ มีภรรยาเป็นนักวิชาการ มีตำรับตำราล้นห้อง ก็ค้นคว้าเอาเพิ่มเติมในสิ่งที่อยากรู้ เข้าไปใกล้ชิดกับผู้รู้ แล้วเราก็สะสมเอาความรู้ต่างๆมาอยู่ในตัวเรา อาจจะเรียกว่า เรียนรู้จากการทำงานมากกว่าในชั้นเรียน
สิ่งหนึ่งที่ผมเรียนรู้จากโครงการ NEWMASIP คือระบบการทำแผนงาน หากเป็นระบบราชการสั่งให้ทำแผนงานปฏิบัติงาน ก็จะมีแบบฟอร์มราชการ เขียนกันสองถึงสามแผ่นต่อหนึ่งกิจกรรม หรือหนึ่งโครงการ หากมี 30 กิจกรรมก็คูณจำนวนหน้ากระดาษเข้าไปแล้วเอามารวมเล่ม มีแผ่นสรุป มีสารบัญ มีคำนำ บางแห่งก็มีหน้าบทสรุปสำหรับผู้บริหาร รวมเล่มก็หนา หากเอาไปบูรณาการกับหน่วยงานอื่นอีกก็ใช้เวลาอีกมากและรวมเล่มก็หนามากๆ
ใครจะอ่าน.?.. ทุกตัวอักษรเพื่อค้นหาความถูกต้องเหมาะสม
จะอย่างไรก็ตาม ผมก็ต้องใช้ แบบฟอร์มของราชการเขียนโครงการฝึกอบรมต่างๆภายใต้ระบบราชการกรมชลประทาน แต่ภายใต้ทีมที่ปรึกษา ผมต้องเขียนอีกชุดหนึ่ง โดยใช้ แบบฟอร์มของบริษัทที่ปรึกษาเอง ซึ่งเราเรียกว่า Budget Sheet (BS) โดยใช้กระดาษ A4 เขียนประเด็นสำคัญทั้งหมดของกิจกรรมให้อยู่ในหน้าเดียวเท่านั้น เรียกว่า 1 กิจกรรม หรือ 1 หลักสูตร ก็เพียง 1 หน้า A4 เท่านั้น เท่านั้น
ไม่ต้องสาธยายให้มากความ เขียนสั้นๆแต่ให้เข้าใจครอบคลุมสาระทั้งหมด (Concise) โห ..ผมชอบมาก เมื่อผมต้องย้ายไปทำงานที่องค์การ Save the Children(USA) ที่นครสวรรค์ ก็เอาระบบนี้ไปใช้ ปรากฏว่าผู้อำนวยการโครงการที่เป็นฝรั่งชอบมากให้ใช้แบบฟอร์มนี้ในการทำงบประมาณประจำปี เมื่อ Save the Children ไปร่วมกับ ส.ป.ก. และมูลนิธิหนองขาหย่างร่วมกับกรมป่าไม้ ทำโครงการประสานความร่วมมือพัฒนากลุ่มป่าห้วยขาแข้ง กับ DANCED โดนประเทศเดนมาร์คสนับสนุนงบประมาณ มี ส.ป.ก.เป็นหน่วยงานหลักบริหารงาน ผมก็เอาระบบ Budget Sheet ไปใช้ ทุกคนก็ยอมรับ ทั้ง ส.ป.ก. และ หน่วยงาน DANCED เอง อาจเพราะว่า BS ก็มาจากยุโรปก็ได้.. แต่ที่ดีก็คือราชการอย่าง ส.ป.ก. ยอมรับระบบนี้ด้วย เมื่อผมย้ายมาทำงานโครงการ คฟป.ในปัจจุบันก็เอามาใช้ ก็ใช้กันมาตลอด 10 ปี นี่แหละ
เมื่อคืนวาน ทางโครงการมีการประชุมครั้งสุดท้าย และเลี้ยงปิดโครงการ มีทีมงานเก่าของผมจากมุกดาหารที่ออกไปก่อนหน้านี้ และไปทำงานกับ Christian Children Fund (CCF) มาเล่าให้ฟังว่า เธอเอาระบบการทำงบประมาณนี้ไปเสนอใช้ที่หน่วยงานนั้น ปรากฏว่าเป็นที่พอใจของผู้บริหารงานที่นั่น หน่วยงานที่ตั้งมามากกว่า 30 ปี ปรับมาใช้ระบบ BS แล้ว
จุดเด่นของ BS คือ สั้น กะทัดรัด เอาแต่สาระสำคัญ ไม่ต้องอธิบายให้มากความ ประหยัดกระดาษ สาระที่สำคัญของกิจกรรมจะอยู่ที่เอา BS นี้ไปแตกรายละเอียดเป็นขั้นตอนละเอียดในการปฏิบัติมากกว่า นั้นเป็นเรื่องทีมงานที่จะต้องแปล BS เป็นขั้นตอน รายละเอียดการปฏิบัติ เทคนิคที่ใช้ เวลา งบประมาณละเอียด และผู้รับผิดชอบแต่ละขั้นตอน ฯลฯ นั่นเป็นเรื่องทีมงานผู้ปฏิบัติเป็นผู้ประชุมทำรายละเอรยดส่วนนี้
ส่วนการได้มาของ BS นั้นหากหน่วยงานเน้นการมีส่วนร่วมของประชาชน เราก็จะต้องลงไปประชุมกับเกษ๖รกร คุยให้ทะลุว่าจะทำอะไร ทำทำไม เมื่อไหร่ ที่ไหน ใครรับผิดชอบ ฯลฯ แล้วมีคนสรุปลงเป็น BS ไม่ใช่นั่งเทียนเขียนบนโต๊ะ
สำหรับท่านที่สนใจก็ลองนำไปดัดแปลงใช้ดูนะครับ
หากเป็นจอมป่วนก็ต้องพูดว่า ของเขาดีครับ..
