ปิดประชุม

โดย อุ๊ยสร้อย เมื่อ มิถุนายน 17, 2011 เวลา 5:47 (เย็น) ในหมวดหมู่ การเรียนรู้ชีวิต #

อ่าน: 3877

ทำงานเป็นกลุ่มอย่างไงก็ต้องมีประชุม

เรื่องที่ต้องการความเห็นที่ต้องฟัง ช่วยได้มากจากการประชุม

การประชุมที่มีคุณภาพตามที่เคยได้อ่านจากลานซักล้าง รวมทั้งที่ไปสังเกต ไปมีส่วนร่วมและเรียนรู้มาก็ได้เอามาทดลองปฏิบัติ เมื่อทำแล้วก็ถอดบทเรียน เรียนรู้ไปเรื่อยๆ

ในการประชุมแบบไทยๆ มีข้อสังเกตว่าถ้าการประชุมกับนักวิชาการจะราบรื่นอย่าลืมในเรื่องเหล่านี้ด้วย

1. การเตรียมความพร้อม เช่น งานเอกสารไม่เรียบร้อย ไม่ได้จัดการเรื่องห้องไว้ และไม่ได้เตรียมน้ำท่า ทำให้คนเข้าประชุมอารมณ์เสีย และเสียเวลาปรับจูนอารมณ์ไปยกใหญ่ๆ ความจริงคือ งานเลขานั้นเป็นงานสำคัญที่คนมักไม่ใส่ใจ คนเป็นประธานถ้าได้เลขารู้งาน ก็ทำให้งานเสร็จไปครึ่งหนึ่ง
2. วัฒนธรรมอาวุโส วัฒนธรรมไทยๆ หลายๆที่ มักเอาความเห็นอาวุโส (ด้วยวัยหรือด้วยวุฒิ)เป็นตัวตัดสิน บางครั้งอาวุโสก็ตีรวนขณะให้คนอ่อนอาวุโสได้แสดงความเห็น แม้เป็นความเห็นของผู้อ่อนอาวุโสนั้นดี ควรรับฟัง บางครั้งการประชุมแทบล่มเมื่ออาวุโสเก็บอารมณ์ไม่ได้

3. ฟังให้ครบ ที่จริงเรื่องพลาดแบบนี้ไม่น่าเกิดเพราะประชุมกันจำเป็นต้องฟังจับประเด็นได้ แต่บางครั้งบางทีเรื่องราวมันมีที่มาที่ไป เสียเวลาจับเรื่องสาวราว ถ้าฟังไม่ครบจบความ ตัดสินอะไรไปแล้วตามแก้ไขยาก

4. บันทึกการประชุม เพราะหากมีการอ้างอิงหรือค้นหาทบทวนความเห็นก็ยังมีเอกสารการบันทึกให้ทบทวน บางครั้งถูกมองว่ามากเรื่อง เรื่องบางอย่างพูดเข้าใจก็พอ แต่ตัวเองก็คิดว่าอาจจะไม่พอหรอก เพราะว่าคนเรานี้จะไปจำทุกอย่างได้ไง เวลาจะทำงานอีกครั้งมานั่งรื้อฟื้นความจำ ก็ไม่ไหว งานจะขับเคลื่อนไปช้า

5. มีประเด็นชัดๆ ไม่ต้องมีเบื้องหน้าเบื้องหลังมาก นักวิชาการที่ทำงานจริงจังไม่มีเวลามากพอที่จะมาฟังโวหารแบบนักการเมือง พูดมากๆ พาลจะลุกออกจากที่ประชุมกันง่ายๆ คราวต่อไปเชิญประชุมอีกอาจจะไม่มา

6. ทำให้เกิดความชัดเจนเรื่องหลักการ ถ้าทำงานกับนักวิชาการ เรื่องรายละเอียดวิธีการจะเป็นเรื่องน่าเบื่อ ถ้ามีหลักการ เป้าหมาย และเปิดโอกาสสำหรับการคิดวิธีการไปสู่เป้าหมายได้ จะทำให้งานก้าวหน้าประชุมใช้เวลาน้อย ส่วนมากที่เสียเวลามากคือมัวมาตีความวิธีการและจับผิดที่ถ้อยคำ แก้ไขรายงานประชุมในเรื่อง “ซึ่ง และ จึง กับ” ทั้งๆที่ไม่ใช่สาระสำคัญ แบบนั้นเป็นงานประชุมที่น่าเบื่อมากๆ

7. ทำการบ้านมาก่อนบ้าง เรื่องพิจารณาก็ควรส่งเรื่องให้ดูล่วงหน้าเพื่อให้เวลากับคนเข้าประชุมได้เตรียมค้นหรือหาข้อมูลมาบ้าง ถ้าไม่มีก็ควรเตรียมเนื้อหาเอกสารบางอย่างมาก่อน ที่จะมานั่งค่อยๆ ระดมสมองไม่ได้ผลในทุกเรื่อง ต้องเลือกให้เหมาะ งานบางอย่างประธานมัวแต่ทำ “จะเอาไงๆๆ ” คนเข้าประชุมก็เบื่อ เหนื่อย เซ็ง เพราะอยากเห็นประธานทำงานเหมือนกัน

เล็กๆน้อยๆ ที่เขียนจากประสบการณ์ (ที่น่าเบื่อ) กับการต้องไปประชุม ประชุมและประชุมตลอดปิดภาคการศึกษาที่ผ่านมา

บางประชุมแค่เห็นหัวข้อก็สนใจแล้ว บางที เห็นปุ๊บ รู้ว่าใครเป็นประธานฯ …ร้องโอ๊ย! ไม่อยากไปเล้ย

ส่วนไปประชุมแล้ว ทักษะการปิดเวทีประชุม ก็เป็นอีกส่วนที่สนใจมากๆ ค่ะ…บางครั้งที่ไปร่วมประชุม สังเกตว่าคนจะลุกออกก่อนการปิดการประชุม …ที่เคยทึ่งคือการไปประชุมวิชาการที่หนึ่ง เขาจัดให้มี guest speaker ปิดประชุม…คนไม่ลุกเลยจนกระทั่งเขาพูดจบ ตรึงสะกดคนฟัง จังงังไปเลย

ช่วงนี้เปิดเทอมแล้ว คงมีวาระประชุมต่างๆน้อยลง เพราะติดสอนมากขึ้น บันทึกนี้ก็คงสมควรแก่เวลาที่จะปิดประชุมก่อนนะคะ

« « Prev : เกือบสะดุด

Next : Don’t feed the animal » »

ผู้ใช้ Facebook สามารถให้ความเห็นที่นี่ได้ โดยกด Like เพื่อแสดงตัว